Ufficio. Inizio della giornata. Ritorno in ufficio dopo alcuni giorni di assenza. Accendo il sistema. Apro il programma di posta elettronica. Mail, tanti mail! La giornata inizia. A scadenze regolari il programma di posta elettronica mi notifica con un suono l’arrivo di un messaggio. Tanti messaggi. Messaggi con allegati, messaggi trasmessi dal presidente dell’azienda, fino al mio livello.
Se vogliamo parlare di cyber-defense, possiamo anche tranquillamente parlare della tanta spazzatura o di informazioni inutili che ogni giorno riempiono le nostre cassette delle lettere virtuali. Praticamente è un susseguirsi di informazioni, un susseguirsi di messaggi con allegati ingombranti e per lo più inutili.
Queste azioni, questo utilizzo sfrenato dell’informazione, è paragonabile ad un attacco in piena regola. L’attaccante in questo caso si libera dalla propria responsabilità trasmettendo, il più delle volte, un messaggio del livello superiore senza degnarsi la pena di farlo suo, di assumersi le sue responsabilità, oppure liberarsi al più presto della “patata bollente”. Chi attacca ha anche a volte l’esigenza di controllare se quest’ultimo – il messaggio, l’ordine, la direttiva, il consiglio, … ha fatto effetto. Praticamente si segue la regola del “ti invio un’informazione, voglio subito un riscontro”.
È giunto ora il momento di riprendere in mano la situazione; è giunto il momento di divenire più efficienti nella gestione delle informazioni.
La difesa dalla cyber-spazzatura
- Innanzitutto, disattivate quel suono snervante che vi annuncia il recapito di un messaggio;
- Annunciate chiaramente che i messaggi verranno letti 1-2 volte al giorno;
- Annunciate che i messaggi verranno liquidati non prima delle 24 ore e che per urgenze esiste un mezzo infallibile, il telefono oppure il colloquio personale;
- Tutte le informazioni ricevute in copia non necessitano di nessuna azione da parte vostra; probabilmente potete anche gettarle direttamente nel cestino;
- Differenziate la posta in entrata creando delle cartelle dedicate ad un processo specifico oppure legato ad una persona.
- Quando ricevete un messaggio, non trasmettetelo come tale (il più delle volte non è necessario), bensì fatelo vostro. Il vostro dipendente ve ne sarà grato.
- Se un vostro dipendente ha la malattia del “E-Mail facile”, riprendetelo e fissategli degli obiettivi chiari!
- Se un lavoro deve essere eseguito entro la giornata, alzate la cornetta e fate un telefono! L’azione è più semplice e chiara.
Azione versus reazione / Informazione versus disinformazione. Con questa tattica, semplice, banale ma efficace, potrete meglio destreggiarvi e nella rete ed essere più efficienti nella gestione delle vere informazioni. Prendete per una volta il tempo necessario e analizzate le informazioni in entrata; ne sarete sconcertati, la maggior parte di esse servono solo a riempire, intasare la capacità della rete e delle nostre facoltà mentali; ma soprattutto servono a farci perdere tempo e a volte ci fanno prendere decisioni sbagliate.