La comprensione del problema
Il problema – qualunque esso sia – è la risposta ad un quesito sia di accezione positiva, sia di accezione negativa. Sarebbe errato – o quanto mai pericoloso – connotare il Problema come un evento negativo.
Il modello 5+2 dell’esercito svizzero, è uno strumento di supporto che ci permette di risolvere un problema seguendo una sistematicità semplice ma efficace, così da poter dare una risposta di spessore causata dall’origine della domanda. I problemi che le persone e le aziende devono affrontare diventano sempre più complessi. Essere in grado di risolvere problemi complessi è quindi una competenza chiave del nostro tempo. I processi semplici ma anche ben strutturati, aumentano esponenzialmente la sicurezza che ci è data dalla struttura da seguire, facendoci guadagnare tempo da dedicare per il contenuto. Questo modello di risoluzione dei problemi non è solo valido per la gestione in situazione di crisi, bensì anche nella gestione corrente degli affari. A prescindere dal tempo a disposizione è dunque una sfida intellettuale percorrere tutte le diverse tappe del processo. Ma ora vogliamo soffermarci brevemente su un punto cardine del processo ovvero l’inizio, dove anche Platone faceva presente “che l’inizio è la fase più importante del lavoro”. Parole che trovano la propria giustificazione nella semplice constatazione che a fronte di una falsa comprensione del problema, non è raro distanziarsi dall’obiettivo e da un’errata gestione delle – poche – risorse a disposizione.
La comprensione del problema è così l’organizzazione strutturale e organizzativa del problema, cioè in una prima organizzazione del caso, costituito dalle molte domande all’inizio di ogni sfida. La comprensione del problema conta tre fasi;
- l’identificazione del problema;
- il chiarimento del problema;
- e la valutazione del problema.
Questo breve testo, si vuole concentrare quasi esclusivamente sull’identificazione del problema. Abbiamo già citato il caos, dove quest’ultimo ha lo scopo di essere identificato e organizzato in compiti parziali. La visualizzazione ci viene sicuramente in aiuto e può farci comprendere meglio la vera essenza. Vero anche che ogni personalità o colui che redige questa prima fase, agisce in base a alle proprie esperienze e permeato dai suoi codici mentali. Per questo motivo non avremo mai un prodotto che potrà definirsi in linea di principio giusto o sbagliato.
Dobbiamo però prendere in considerazione che esistono alcune matrici generali che potremmo – a secondo della situazione o del contesto – utilizzare. Così potremmo avere un’identificazione del problema basata su almeno quattro principi;
- orientata al tempo (asse temporale);
- orientata al bisogno (sulla semplice ricerca di elementi);
- orientata alla struttura (sulla base di organigramma o su settori specifici;
- oppure orientata sull’urgenza e/o importanza.
Va da sé che non sarebbero da escludere ulteriori metodi. Il disegno, ci dovrebbe aiutare a capire i diversi approcci mentali per l’identificazione.
Il disegno (vedi sotto) ci dovrebbe mostrare visualmente la sua dinamica, la sua essenza , base della comprensione del problema:
- la prima è orientata facendo riferimento ad un asse temporale (prima faccio questa operazione, poi la seconda ed infine la terza);
- la seconda è orientata al bisogno, ovvero tramite l’aiuto di un brain storming identifico i diversi problemi per poi raggrupparli in compiti parziali;
- la terza è orientata alla struttura, cioè in base per esempio ad un organigramma oppure ad un modello predefinito (personale, istruzione, logistica e condotta);
- la quarta che fa a capo ad una situazione di catastrofe, urgenza o pericolo, dove fa senso dare una sicurezza, raggiungere un controllo, stabilizzare il problema e comunicare;
- la quinta opzione rimane così aperta ad altre situazioni o approcci.
La storia ci insegna l’importanza della comprensione del problema, se queste condizioni non vengono rispettate, il risultato finale non può che essere un fallimento. Per questo motivo il voler troppo standardizzare i diversi approcci di come una comprensione del problema dovrebbe essere costituita è rischioso.
Come già accennato di non poter trovare un consenso nel prodotto finale, da sempre adito a possibili fraintendimenti. Da un canto abbiamo un formulario che aiuta l’impostazione e la compilazione del problema, dall’altra parte ci imbattiamo su una disputa intellettuale sulla correttezza o sull’accuratezza o meno del contenuto. Esiste allora il giusto? La risposta è no. Ogni capo, organizzazione oppure contesto “lavorativo” sancisce per riflesso una sua tipologia. Possiamo così interpretare il nostro problema in diversi modi come; un problema orientato nel tempo, al bisogno, ad una struttura, oppure ad un contesto di urgenza.
L’essenziale è in definitiva comprendere il problema. Il formulario e le domande sono solo un aiuto volto ad aumentare le possibilità di comprensione.
